Bloco X do Sped Fiscal: o que os varejistas precisam saber

bloco x do sped fiscal

Integrado ao Programa Aplicativo Fiscal — Escrituração Fiscal Digital (PAF—ECF) da Secretaria da Fazenda (Sefaz), o Bloco X do Sped Fiscal é uma obrigação recentemente criada pela qual os comércios varejistas informam sobre suas vendas e atualização de estoques aos órgãos de fiscalização estaduais e à Receita Federal.

O novo bloco resume esses dados periodicamente, recebidos por ele em arquivos gerados pelo software de frente de caixa emissor dos cupons fiscais, os integra à escrituração fiscal da empresa e os envia automaticamente ao Fisco.

Por ser uma obrigação recente, e ainda nem obrigatória para alguns negócios, é natural que os profissionais e gestores de varejo ainda tenham dúvidas sobre ela. Então, acompanhe-nos, pois vamos sanar as principais neste texto.

Quais informações são solicitadas pelo bloco?

Diariamente, com o fechamento das vendas do dia e efetivação da Redução Z diária, um arquivo XML tem de ser gerado, assinado com certificado digital da empresa e transmitido à Sefaz pelo Sped.

Mensalmente, os dados atualizados de estoque até o fim do mês anterior devem ser também compilados em um arquivo XML importado para o Bloco X do Sped Fiscal.

Além da periodicidade mensal, a atualização dos números do estoque também serão solicitadas nas seguintes situações:

  • mudança no sistema de tributação dos produtos vendidos;
  • mudança no regime tributário da própria empresa;
  • suspensão ou baixa da inscrição estadual;
  • exigência pontual e adicional dos órgãos de fiscalização.

Quais são os prazos do Bloco X?

O envio do balanço de vendas, como vimos acima, tem periodicidade diária. Já a transmissão de informações acerca do estoque tem como prazo o quinto dia útil de cada mês, com os dados do período anterior.

Quanto ao prazo para início das transmissões, para adesão à obrigação, segue uma agenda que diferencia negócios de acordo com suas atividades:

  • farmácias: para essas empresas, o prazo de adesão era 1° de setembro de 2019;
  • comércios de materiais de construção: 1° de janeiro de 2020;
  • bares, restaurantes e similares: 1° de março de 2020;
  • demais empresas com atividades de varejo: 1° de junho de 2020.

Apesar desses prazos, diferentes estados podem contar com modificações feitas pelas administrações estaduais. Santa Catarina, por exemplo, prorrogou o prazo de adesão ao novo bloco para 1° de abril de 2021 especificamente para os comércios do Simples Nacional.

Quais são as multas para quem descumprir a obrigação?

O negócio que deixar de enviar os dados solicitados será multado em 0,1% do valor da soma de suas compras e vendas do período não informado, com valor mínimo de R$ 1 mil. Ou seja, se o percentual das operações do período não informado ficar abaixo de R$ 1 mil, este será o valor da autuação.

Outra penalidade prevista é o bloqueio do sistema de frente de caixa da empresa que deixar de enviar as Reduções Z por 10 dias ou mais, impedindo que novas vendas ocorram e causando prejuízo. Assim, as atividades só podem ser retomadas após o envio das informações relativas ao período não transmitido.

O que a empresa deve ter para as transmissões?

Além do próprio PAF—ECF e do sistema de automação comercial, é fundamental acesso estável à internet, certificado digital e um endereço de envio dos arquivos.

O endereço citado, que entre os requisitos é que mais gera dúvidas, é um endereço web configurado dentro da frente de caixa, que faz a conexão entre a empresa e a Sefaz para transmissão dos dados ao Fisco. Normalmente, é feito pela empresa especializada no sistema, fornecedora da automação do varejo.

Outro detalhe importante de ser explicado é que o certificado digital utilizado não pode ser o do contador da empresa, com procuração do CNPJ para o profissional. A certificação deve ser de titularidade da empresa. E a responsabilidade de envio dos arquivos também é interna, do próprio negócio.

Quanto à frente de caixa, o sistema deve ser homologado pelo estado e compatível com o novo bloco.

Como atestar o correto envio dos dados?

Assim que o Bloco X do Sped Fiscal se conecta com os servidores do Fisco, envia os dados, e nenhum erro é apontado, o sistema da Sefaz do estado devolve um recibo de envio com sucesso. Esse documento garante que a obrigação foi cumprida e que nenhum problema ocorreu na transmissão.

Quais são os impactos para o dia a dia no comércio?

Os critérios da obrigação justificam alto nível de controle sobre números, gestão mais abrangente de estoque e vendas e atenção frequente aos dados que influenciam direta ou indiretamente nos envios.

Como a transmissão das vendas é diária, por exemplo, não há tempo para postergar mudanças nos cadastros de produtos, quando isso for necessário. Então, deve ser um ajuste imediato. A periodicidade diária de transmissão da Redução Z também exige que a tarefa seja estabelecida como essencial e de conhecimento de todos os profissionais envolvidos nas atividades de vendas, no intuito de que não haja esquecimentos ou envios duplicados.

Pelo prazo de cinco dias úteis apenas para informar a atualização de dados do estoque do mês anterior, o ideal é que o cuidado com as quantidades e as atualizações obedeçam uma rotina diária, no máximo semanal. Essa prática permite que se chegue ao fim de cada mês com a informação pronta para envio após uma rápida conferência.

A validade do certificado também precisa ser cuidada, com sua renovação sendo feita pelo menos com alguns dias de antecedência em relação ao final da validade, já que sem ele não se pode registrar as vendas e nem informá-las ao Fisco.

Quando o inventário for feito, um planejamento deverá anteceder a tarefa em si determinando data, horário, profissional destacado e possíveis atividades de modificação de dados e cadastros. Tudo para o processo durar o menor tempo possível e ter a documentação de números e outras informações necessárias às transmissões posteriores.

A sua empresa já está se preparando para cumprir com o Bloco X do Sped Fiscal ou já começou as transmissões? Ainda tem alguma dúvida sobre a obrigação? Você pode deixar sua pergunta no espaço de comentários abaixo para ajudarmos.

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