NFC-e e cupom fiscal: entenda as diferenças

NFC-e e cupons fiscais

Na prática e no dia a dia, NFC-e e cupom fiscal são documentos de emissão obrigatória em vendas a consumidores finais e servem para registrar as informações e as transações e cumprir com obrigações impostas pelo Fisco. Mas as semelhanças se limitam a poucas funções legais.

Existe uma série de diferenças entre os documentos, inclusive nas suas emissões — o que influencia nas práticas relativas ao uso e gerenciamento deles.

Para sanar qualquer dúvida, e deixar claras as diferenças para você, a seguir vamos abordar esses pontos e evidenciar as distinções.

Requisitos para emissão de NFC-e e cupom fiscal

A nota fiscal do consumidor exige os seguintes componentes para emissão:

  • computador e impressora, que não precisa ser fiscal;
  • Conexão permanente com internet;
  • certificado digital CNPJ modelo A1 ou A3;
  • credenciamento junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado para emissão de NFC-e;
  • Código de Segurança do Contribuinte (CSC) concedido pela Sefaz;
  • software de emissão da nota fiscal ao consumidor (ou de gestão com módulo de emissão).

Já para emitir o cupom fiscal, estes recursos devem ser providenciados:

  • credenciamento junto ao Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) para emissão dos cupons;
  • código de ativação SAT;
  • computador e impressora fiscal homologada pela Sefaz;
  • Programa Aplicativo Fiscal (PAF) integrado à impressora fiscal;
  • certificação digital CNPJ modelo A1 ou A3.

Canais de emissão dos documentos

Assim que a infraestrutura do varejo é montada com os recursos acima, e autorizada a operar, o canal de emissão muda de acordo com o tipo de documento utilizado.

O cupom fiscal é emitido em programa próprio para ele, o PAF, e gerado na impressora fiscal para o cliente. Já a NFC-e é emitida pelo software de gestão da empresa ou por sistema focado na emissão de documentos fiscais, gerado para o consumidor em impressora que não precisa ser fiscal.

Armazenamento

Por ser 100% digital na emissão, as notas fiscais de consumidores são armazenadas digitalmente no sistema utilizado para as emissões. Já os cupons fiscais são armazenados na memória da impressora fiscal que gera os cupons, lacrada e fiscaliza pela Sefaz.

Ou seja, um documento é automaticamente guardado de maneira digital, enquanto outro fica armazenado manualmente, demandando cuidado adicional e cópias digitais.

Envio de dados ao Fisco

Os dados das vendas feitas por meio de cupons fiscais apenas são destinadas aos órgãos de fiscalização quando o negócio os transmite. Isso pode ser feito no fim do mês ou, se o PDV já estiver obrigado ao Bloco X do Sped Fiscal, diariamente — após cada Redução Z diária.

As informações da NFC-e são automaticamente enviadas ao Fisco, assim que o documento é transmitido à Sefaz e recebe a sua autorização de uso.

Conexão com Sefaz e internet

Como a autorização de uso e o envio de dados ao Fisco ocorre em tempo real para a NFC-e, a conexão com internet tem de ser constante, disponível para cada venda efetuada. Porém, em casos de indisponibilidade, podem ser emitidas notas em contingência, com o envio de seus arquivos XML ocorrendo posteriormente. Na maioria dos estados, o prazo para transmissão de NFC-e em contingência ao Fisco é de 24 horas após a emissão.

Por outro lado, o cupom fiscal não depende de internet, necessitando de conexão somente quando os envios à Sefaz da Redução Z são feitos.

Segurança

Pela natureza totalmente digital de emissão e armazenamento, com transmissão em tempo real dos dados ao Fisco, a nota fiscal do consumidor é considerada mais segura que o cupom fiscal, este que deixa mais brechas para fraudes internas ou externas e extravio ou perda de dados armazenados nas impressoras fiscais.

Custos de implementação

A emissão de NFC-e não exige equipamento específico e homologado, como para os cupons fiscais. Por isso, apenas gera despesas com software voltado a documentos fiscais ou gestão em geral, sendo menos dispendioso para o varejo.

Volume de informações impressas

Além de informações próprias do negócio e técnicas, como de equipamentos utilizados nas emissões, cupons fiscais apresentam dados básicos, como:

  • identificação da empresa;
  • data e hora;
  • descrição de produto e valor;
  • impostos;
  • forma de pagamento.

Já a nota fiscal do consumidor conta com essas informações e pode apresentar adendos para detalhamento maior da transação, como identificação do comprador.

Semelhanças legais entre NFC-e e cupom fiscal

Para os órgãos de fiscalização, ambos os documentos são idôneos para o registro de transações e servem como comprovantes de faturamento e impostos gerados. Logo, independentemente de o negócio ter adotado nota ou cupom fiscal, deixar de emitir seu documento configura sonegação de impostos.

Outro ponto legal que equipara os documentos é a obrigatoriedade de armazenamento após a emissão de cada nota ou cupom: cinco anos. Nos dois casos, a obrigatoriedade é de guarda dos arquivos XML, que têm valor fiscal, e não dos documentos auxiliares que podem ser impressos.

Utilizando NFC-e ou cupom fiscal, é imprescindível que varejistas e suas equipes tenham conhecimentos fiscais, legais e de processos dos documentos para não cometerem erros e até mesmo gerarem prejuízos, como no recebimento de multas fiscais.

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